Stellenausschreibung
Für unsere Geschäftsstelle in Berlin suchen wir ab Mai Unterstützung im Backoffice
Vorstandsassistenz (m/w/d) -Teilzeit ca. 30 Stunden/Woche-
Du liebst Politik und willst dich im sicherheitspolitischen Spektrum engagieren und vernetzten? Du arbeitest gerne eigenverantwortlich und digital in einem Team und
im kooperativen Austausch mit anderen? Dann sollten wir uns kennenlernen.
Aufgabenschwerpunkte:
- Korrespondenz, Erstkontakt und Bearbeitung von Anfragen (Post, E-Mail, Telefon)
- Sekretariatsaufgaben des Vorstandsbüros wie die Aktualisierung der Mitgliederlisten, Koordination der Aufnahme neuer Mitglieder, Ablage von Dokumenten und Pflege der Mitgliederdatenbank
- Enge Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Vorstands und des Erweiterten Vorstands
- Mitgliederbetreuung
- Absprache mit Kooperationspartnern
- Terminmanagement und Kalenderverwaltung des Vorstands
- Vorbereitung und Protokoll der Vorstandssitzungen und der erweiterten Vorstandssitzungen
- Anfertigung von Sitzungsprotokollen
- Buchhaltung in Abstimmung mit Schatzmeisterin wie Ausgabenbuchung, Beitragseinzug, Mahnungen, Projektabrechnung, Vorbereitung der Steuererklärung und des Jahresabschlusses etc.
- Inhaltliche Betreuung und Pflege der Webseite sowie Versendung der Newsletter
- Planung und Organisation von Tagungen und Veranstaltungen wie der jährlichen Mitgliederversammlung, Sommerfesten, WIIS.de-Veranstaltungen etc.
Anforderungsprofil:
- sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit und viel Freude an Kommunikation
- eigenständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Teamgeist, Loyalität und Flexibilität
- routinierter Umgang mit Office-Anwendungen und Affinität zu einer digitalen Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit WordPress sowie Drupal und gängigen PlugIns
- Grundkenntnisse im Umgang mit Canva und CleverReach
- freundliches, souveränes und verbindliches Auftreten
- sehr gute Englischkenntnisse
- Interesse an Politik und gesellschaftspolitischen Fragen
- Bereitschaft im Rahmen der Arbeitszeit an gelegentlich flexiblen Arbeitszeiten
- von Vorteil Umgang mit Clubdesk
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiete in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsmöglichkeiten
- eine leistungsgerechte Bezahlung angelehnt an TV-L (Berlin)
- Kennenlernen von vielen interessanten Persönlichkeiten
- wertvolle Einblicke in den sicherheitspolitischen Bereich
- kollegiales, wertschätzendes und respektvolles Miteinander in einem engagierten Team
Bitte sende uns deine aussagekräftige Bewerbung (alles in einem PDF-Dokument: max. 1 Seite Anschreiben, max. 2 Seiten Lebenslauf, das letzte Arbeitszeugnis oder der letzte Abschluss sowie auf Anfrage weitere Referenzen) und deine Gehaltsvorstellung per E-Mail an: vorstand@wiis.de.
Bewerbungsschluss ist der 30. April 2025.